Quelle est la capacité confortable en repas assis ?
Demandez une capacité réaliste avec les tables, les circulations et le service en place, pas uniquement la jauge maximale du bâtiment.
La piste de danse est-elle comprise dans cette capacité ?
Une salle annoncée pour un certain nombre de personnes peut devenir trop dense si la piste de danse doit être créée dans le même volume.
Le cocktail peut-il être déplacé en intérieur ?
Le plan B doit pouvoir accueillir le vin d’honneur sans condamner les autres espaces indispensables au dîner ou au service.
Plusieurs espaces peuvent-ils être utilisés simultanément ?
Cela permet de comprendre comment répartir cérémonie, cocktail, dîner, enfants, vestiaire ou espace de repli.
À quelle heure la musique doit-elle s’arrêter ?
L’horaire de fin réel influence directement le déroulé de la soirée et doit être connu avant la réservation.
Existe-t-il un limiteur sonore ?
Demandez sa valeur de déclenchement et son fonctionnement afin que le DJ puisse anticiper ses contraintes techniques.
Le voisinage impose-t-il des restrictions particulières ?
Certaines contraintes ne figurent pas toujours dans la présentation commerciale du lieu. Elles doivent être clarifiées avant de construire le programme.
Les portes ou fenêtres doivent-elles être fermées après une certaine heure ?
Ce point peut modifier la gestion de la chaleur, du son et de la circulation entre intérieur et extérieur.
Existe-t-il un véritable office ou espace traiteur ?
Vérifiez sa surface, les points d’eau, les évacuations, les accès et la distance réelle avec la salle de réception.
Quelle puissance électrique est disponible pour les prestataires ?
Cuisine, sonorisation, éclairage et autres équipements peuvent solliciter fortement l’installation. Les capacités et prises disponibles doivent être connues.
Les prestataires sont-ils libres ou imposés ?
Demandez la liste exacte des exclusivités, recommandations obligatoires ou droits de bouchon éventuels avant de signer.
Où se font les livraisons et le stockage froid ?
Les véhicules techniques doivent pouvoir accéder sans perturber les invités, avec une solution adaptée pour le maintien au froid.
Tables, chaises et mobilier extérieur sont-ils inclus ?
Faites préciser les quantités, modèles, dimensions et éventuels coûts complémentaires.
Qui effectue la mise en place du mobilier ?
La réponse change fortement le planning de la veille et du jour J ainsi que les besoins en personnel.
À partir de quelle heure les prestataires peuvent-ils accéder au site ?
Un accès trop tardif peut rendre certains montages impossibles ou obliger à modifier l’organisation prévue.
Le nettoyage est-il compris après la réception ?
Distinguez le nettoyage des espaces, de la cuisine, du mobilier et la gestion des déchets afin d’éviter les zones floues.
Quel est le plan B pluie exact ?
Demandez à voir l’espace réellement prévu et vérifiez qu’il peut accueillir l’ensemble du programme dans de bonnes conditions.
Combien de couchages sont réellement disponibles sur place ?
Précisez le nombre de chambres, de lits et les horaires d’accès afin de ne pas confondre capacité théorique et capacité utile.
Les navettes ou taxis sont-ils faciles à organiser ?
Vérifiez les possibilités de prise en charge, les horaires et les distances avec les hébergements extérieurs.
Le parking est-il adapté au nombre d’invités prévu ?
Capacité, éclairage, cheminement piéton, accès PMR et circulation des véhicules techniques doivent être anticipés.
