La capacité réelle compte plus que la capacité annoncée.
Une salle peut accueillir un certain nombre de personnes sur le papier, mais le confort dépend de la configuration, de la piste de danse, de la scène, des buffets, des circulations et du mobilier. Il faut penser la jauge avec l’usage réel de l’espace.
Observer les circulations.
Comment les invités passent-ils du parking au cocktail ? Du cocktail au dîner ? Où circulent les équipes ? Les fournisseurs croisent-ils les invités ? La fluidité est souvent liée à des choix d’implantation très simples, mais qui doivent être faits tôt.
Vérifier les espaces techniques.
Un bel espace de réception ne garantit pas un office fonctionnel. Eau, électricité, froid, plonge, stockage, accès camion et distance avec la salle doivent être vérifiés. La qualité du service dépend aussi de ce qui se passe derrière les portes.
Préparer un vrai plan B.
Un repli météo ne doit pas être une solution dégradée. Si la réception extérieure est centrale dans le projet, l’alternative intérieure doit être suffisamment dimensionnée et agréable. Le plan B fait partie du projet dès le départ.
Regarder au-delà du jour J.
Hébergements, taxis, navettes, bruit, horaires de fin, voisinage et accès des prestataires comptent autant que la beauté du lieu. Un domaine bien choisi facilite toute l’organisation et améliore directement l’expérience des invités.
