Commencer par le niveau de service recherché.
Un service à l’assiette avec boissons servies à table demande davantage d’équipe qu’un buffet autonome. Plus la réception est structurée et synchronisée, plus le dimensionnement doit être précis.
Regarder les distances.
Une cuisine à 40 mètres de la salle, un escalier, une cour à traverser ou plusieurs niveaux peuvent nécessiter plus de personnel qu’une salle directement reliée à l’office. Le lieu influence donc fortement le besoin.
Penser aux tâches invisibles.
Accueil, mise en place, eau, pain, boissons, débarrassage, café, nettoyage, dessert et rangement ne se produisent pas tous au même moment. Le ratio doit intégrer les pics de charge et pas seulement le nombre de tables.
Ne pas confondre beaucoup de personnel et bon service.
Une équipe trop nombreuse mais mal coordonnée peut être moins efficace qu’une équipe bien dimensionnée avec des rôles clairs. La qualité dépend autant du briefing et du pilotage que du nombre de personnes.
Demander un dimensionnement lié à votre déroulé.
Le bon prestataire doit pouvoir expliquer pourquoi il prévoit telle équipe pour telle réception. Le nombre doit être cohérent avec le menu, le lieu, la jauge et les horaires, pas appliqué mécaniquement.
